高校日常运转中的档案转递、学术成果核对、考试组织等琐碎事务，曾长期消耗师生精力，影响服务与管理效率，数字化转型已成为高校优化校园生态的必然选择。上海师范大学依托WPS 365数字化工具，聚焦师生高频需求场景搭建轻量化管理系统，覆盖近万名师生，在档案服务、学术管理、考试组织等领域实现效率跃升，以数字化基建重塑校园管理模式，切实提升师生服务体验。

毕业季档案转递是高校服务的重点任务，2025年上海师大需完成8000余名毕业生数千份档案转递工作。该校档案馆借助WPS 365搭建毕业生档案管理系统，通过智能文档、智能表单实现通知一键触达、转档信息在线提交，数据实时同步至表格。同时构建双轨查询体系，毕业生可通过学校认证账户或自动化邮件查询档案转递状态与快递单号，管理员则能实时掌握全校转档进度，通过角色权限分级保障档案安全，既缓解工作负荷，又实现档案服务“零跑腿、高效率、全透明”。

学术成果管理关乎教师切身利益，此前全校教师科研项目、论文、专著等成果分散于多个表格，核对流程繁琐。学校依托WPS 365表格整合各类学术成果，支持多视图展示助力成果交叉验证与初评，初评完成后系统自动提醒教师在线二次确认，减少超50%人工核对工作量。科技处还通过表格搭建科研课题横向管理体系，关键节点自动触发消息提醒，实现课题全流程数字化管控，进一步规范科研管理流程。

针对高校高频考试场景，上海师大用WPS 365搭建无纸化考试应用，破解传统纸质考试流程冗长、耗材多、数据追踪难等问题。在第七届辅导员素质能力大赛初赛中，通过智能表单生成电子试卷，为百名参赛辅导员配置唯一答题码，实现“一人一码一卷”保障密与便捷。客观题系统自动批阅，主观题生成专属评分视图，评分结果实时汇总，整场考试从组织实施到阅卷完成仅耗时1天，单卷批阅时间从5分钟压缩至30秒，阅卷效率提升超80%，同步实现考试数据可追溯、易分析。

如今，上海师大以数字化工具赋能校园日常管理，替代多项纸质化流程，在师生作业提交、职能部门统计等更多场景持续释放数字化效能，以轻量化应用实现校园治理提质增效，为高校数字化转型提供实用范例。